Dersom det er behov for et felles filarkiv som flere eller alle i selskapet skal ha tilgang til, kan en administrator eller superbruker opprette dette via innstillingene.
Hva er et Delt filarkiv?
Et delt filarkiv lar dedikerte redaktører laste opp og organisere filer som er tilgjengelige for alle brukere med tilgang. Det er et sentralt sted for felles ressurser, og kan inneholde:
Profilbilder og Temabilder
Dokumenter (f.eks. for HMS)
Filmer
... og andre bedriftsressurser.
For brukere: Det delte filarkivet vil vises som en separat mappe i brukernes egne filarkiver ("Filer" i menyen). Alle med tilgang kan bruke filene (f.eks. på lysbilder), men kan ikke legge til, slette eller redigere innholdet.
For redaktører: Det er kun de dedikerte redaktørene som kan gjøre endringer, laste opp, slette, og opprette undermapper i arkivet.
Hvordan opprette et delt filarkiv: En Steg-for-Steg Guide
Følg disse stegene for å sette opp det delte arkivet:
Gå til "Innstillinger" i hovedmenyen.
Klikk på redigeringsblyanten ved elementet "Delte filmapper".
Klikk på "Legg til delte mapper".
Gi den delte mappen et navn. Dette navnet er det brukerne ser i sitt filarkiv.
Velg hvilken lokasjon som skal kunne se det delte filarkivet. Merk: Velger du den øverste lokasjonen, vil alle underliggende lokasjoner automatisk få tilgang til filarkivet. Tilsvarende også på en underlokasjon. Alle underlokasjoner under denne lokasjonen vil få tilgang til filene.
Velg én eller flere redaktører for det delte filarkivet. Kun disse personene kan opprette undermapper, legge til, slette og endre filer i arkivet.
Avslutt med å lagre.
Neste steg for redaktørene
De utpekte redaktørene kan nå gå til "Filer" i hovedmenyen for å laste opp filer og strukturere mappene i det nye delte filarkivet.